Privacy beleid
Scouting Mango Kwane Wilco Jiskoot (MKWJ) in Baarn verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. Mochten er na het lezen van dit document nog vragen zijn dan horen wij dat graag zodat wij de informatie die wij verstrekken kunnen blijven updaten.
Privacy document
In dit privacy document willen wij je informeren over de belangrijkste aspecten over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting MKJW en de ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Bij het opstellen van dit privacy document was het privacy statement van Scouting Nederland leidend. Het privacy statement van Scouting Nederland is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy en als bijlage bij dit document.
Lidmaatschapsregistratie
De lidmaatschapsregistratie verloopt via een papieren inschrijfformulier. De gegevensbeheerder van Scouting MKWJ doet de ledenadministratie en bewaard de ingevulde inschrijfformulieren in een afgesloten kast (kast met sleutel) bij hem of haar thuis of in het Clubhuis van de MKWJ op de Dillenburglaan 1 in Baarn. Deze papieren ledenadministratie (ook van leden die bijna lid worden) zijn alleen toegankelijk voor deze gegevensbeheerder en te raadplegen door leiding van de betreffende speltak van het lid. Als iemand meekijkt bij een speltak, maar nog geen lid is hebben wij toch een aantal gegevens nodig. Wij willen weten wie we kunnen bereiken in geval van nood, we hebben de geboortedatum nodig om te kunnen zien bij welke speltak er meegekeken kan worden en we willen uiteraard de naam van de persoon weten. Deze gegevens zullen wij op papier noteren als iemand een keer meekijkt. Zodra een kind meer dan een keer meekijkt wordt het (met naam, geboortedatum en telefoonnummer) geregistreerd als aspirant lid in het landelijke ledenadministratiesysteem Scouts Online. Met de registratie als aspirant lid valt het kind namelijk onder onze secundaire verzekeringen. Hierover worden ouders mondeling geïnformeerd als na de eerste keer meekijken blijkt dat een kind nogmaals komt kijken. Met het afgeven van deze gegevens gaat u akkoord met deze gegevensverwerking. Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden alle gegevens die op het papieren inschrijfformulier staan geregistreerd in Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacy statement op www.scouting.nl/privacy. De papieren inschrijfformulieren blijven bewaard door de gegevensbeheerder, omdat de papieren inschrijvingen extra informatie bevat (zie hieronder) tevens bewijs van kennisgeving bevat betreft dit privacy beleid en het privacy beleid van Scouting Nederland.
Andere papieren privacy registraties bij de Gegevensbeheerder
Getekende incasso machtigings-formulieren. Dit zijn dezelfde gegevens als in Scouts Online alleen hebben wij hierbij een extra goedkeuring met handtekening nodig. Dit is van belang daar deze getekende formulieren niet in Scouts Online geplaatst kunnen worden en wij moeten aantonen dat er goedkeuring is gegeven.
VOG voor leiding, vrijwilligers en bestuur: De VOG is een verklaring van de overheid omtrent goed gedrag van een persoon. Deze verklaringen van de overheid kunnen alleen geregistreerd en niet opgeslagen worden in Scouts Online. Om de drie jaar vraagt de gegevensbeheerder een nieuwe VOG aan voor alle leiding, vrijwilligers en bestuur van Scouting MKWJ. VOG documenten en oude VOG documenten worden bewaard door de Gegevensbeheerder.
Opzegging lidmaatschap
Na opzegging van een lidmaatschap, wordt het lid na de opzegtermijn van 3 maanden uitgeschreven uit Scouts Online. De papieren administratie van dit lid wordt vernietigd door de gegevensbeheerder van Scouting MKJW binnen 3 maanden na het verstrijken van de opzegtermijn.
Bestuurs- en groepsraadnotulen
Bestuurs- en groepsraadvergaderingen van de Scouting MKWJ worden genotuleerd. In de regel bevatten deze notulen geen persoonlijke informatie over de leden van Scouting MKWJ. Indien het echt nodig is worden situaties en informatie over leden geheel anoniem genotuleerd. Papieren notulen worden getekend en zorgvuldig bewaard door de secretaris. De digitale informatie wordt door de secretaris van scouting MKWJ digitaal versleuteld en bewaard (inclusief een versleutelde backup) en nooit op sociale media gezet. Overige bestuursleden en groepsraadleden krijgen inzicht in de notulen via het versleutelde deel van de website ter kennisgeving en goedkeuring. De notulen worden in een beveiligd PDF formaat geplaatst, zodat er niet aan gewerkt kan worden, maar de notulen wel printbaar zijn voor gebruik door deelnemers van de volgende vergadering. Na een jaar wordt het document een “alleen online lezen” document, dat niet downloadbaar of printbaar is.
Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen
Scouting MKWJ hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier die per activiteit op papier dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde gezondheidsformulieren worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De gezondheidsformulieren zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt direct na afloop van de activiteit vernietigd.
Relevante gezondheidsinformatie opkomsten
In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Scouting MKWJ mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger. Indien dit schriftelijke informatie betreft zal een afspraak gemaakt worden met de ouder verzorger hoe de informatie bewaard wordt en wanneer deze informatie vernietigd wordt.
Registratie activiteiten
Voor (groeps)activiteiten en kampen waaraan de speltakken meedoen en een deelnemersaantal nodig is voor de organisatie worden de leden en/ ouders verzorgers per email gevraagd om zich via e-mail op te geven met de naam van het lid zonder verdere privacy informatie.
Financiële gegevens
Om de financiële administratie te voeren vullen leden een doorlopende SEPA-machtiging in. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard (bij de gegevensbeheerder van Scouting MKWJ) en machtigingsgegevens worden geregistreerd in ledenadministratiesysteem Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacy statement op www.scouting.nl/privacy. Binnen scouting MKWJ hebben alleen de vrijwilligers met de functie van penningmeester inzicht in de financiële gegevens van leden. De jaarlijkse kascontrole wordt uitgevoerd met geanonimiseerde gegevens indien van toepassing.
Stichting MKWJ
Naast de vereniging MKWJ, bestaat er ook een Stichting MKWJ. De stichting is eigenaar van de gebouwen en de boten. In principe deelt de vereniging geen persoonsgegevens van haar leden met de Stichting. Sommige leden van de vereniging hebben toestemming nodig van de stichting om sleutels te hebben of om zelfstandig met boten te varen. Hiertoe heeft de stichting een botendocument en sleuteldocument met bijbehorende formulieren. Met deze formulieren geven deze leden zelf hun eigen persoonsgegevens aan de Stiching met de daarbij behorende toestemming, zonder tussenkomst van de vereniging.
Contactlijsten
Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de (bege)leiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen vernietigd.
Online media
Scouting MKWJ maakt gebruik van e-mailnieuwsbrieven (waaronder mailchimp) waarin relevante informatie over de speltak of de groep en de komende activiteiten wordt gedeeld. Alle leden ontvangen deze nieuwsbrief op het opgegeven e-mailadres bij lidmaatschapsregistratie. Er is mogelijkheid voor een OPT-Out.
Website Scouting MKWJ
De inhoud van de website Scouting MKWJ zal conform zijn met dit privacy beleid.
Beeld- en geluidmateriaal
Scouting MKWJ maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting MKWJ, als herinnering voor deelnemers en het archief van de vereniging. Deze foto’s en video’s worden bijvoorbeeld gebruikt voor groepsbladen, facebook, twitter, instagram en de MKWJ website. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken en gebruiken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd in te trekken.
Sociale media
De volwassen leden en vrijwilligers van Scouting MKWJ en speltakken vanaf de Wilde Vaart (15 tot 18 Jaar??) van de Scouting MKWJ maken gebruik van sociale media platformen via het internet voor communicatie/informatie betreffende scouting en vrijwilligers activiteiten. Elk lid heeft zijn of haar eigen keuze in deelname en zijn of haar verantwoordelijkheid in het delen van dergelijke informatie met in achtneming de privacy van zijn medemens.
In de regel mogen de oudere speltakken en volwassen leden geen informatie delen over de jongere jeugdleden van Scouting MKWJ. Elke detailinformatie en/of beeld en geluid informatie betreft de leden van de jongere speltakken (Waterwelpen en Zeeverkenner) zal goedkeuring moeten hebben van de leiding van deze jongere speltakken met in achtneming het zoveel mogelijk beschermen van de privacy van de leden in deze jongere speltakken. De leden van de jongere speltakken (waterwelpen en zeeverkenners) mogen hun telefoon/smartphone niet gebruiken voor het maken van beeldmateriaal tijdens opkomsten en andere scouting activiteiten, alleen als er sprake is van een noodgeval.
Sociale media zoals WhatsApp groepen kan ook door de leiding gebruikt worden om te communiceren met ouders/verzorgers van leden over opkomsten en scouting activiteiten. Wederom heeft ieder lid, ouder of verzorger en de leiding zijn of haar eigen keuze in deelname en zijn of haar verantwoordelijkheid tot het delen van informatie met in achtneming de privacy van zijn medemens.
Communicatie
Het privacy beleid van Scouting MKWJ is onderdeel van de lidmaatschapsregistratie en is op te vragen via het secretariaat via .
Datalekken
Indien er sprake is van (een vermoeden van) een data-lek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via
Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting MKWJ binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (